[DrK]

Можно совет дам из опыта?

Нужен один человек (ровно один), который скажет себе и всем "Я главный организатор выезда".
У которого будет больше всех болеть голова за это дело.
Кто жопу порвёт, но заткнёт все дыры и заменит собой всех отвалившихся в последний момент по суперважным форсмажорным обстоятельствам типа болезни кошки.

Вот тогда оно заработает. Иначе соберетесь, попиздите, и забьете на это болт через два дня.

PS: сам не могу делать выезд ваще никак ни в каком качестве. Иначе бы взялся давно уже.